Rýchle zhrnutie: Komunikácia a odovzdávanie spätnej väzby sú jednými z najdôležitejších faktorov pri výmene informácií medzi kolegami. U nás to tiež nie je inak...
Nechcem písať psychologické poučky z knižiek čo sú zaprášené na polici personálneho oddelenia. Skôr na to pozrieť „osobne“.
Feedback. Viete, že sa tak volala slávna írska kapela U2, pred tým ako sa volala U2? To len trochu mimo tému z historicko-hudobného okienka. Ale však U2 zbožňujeme…
Feedback, alebo spätná väzba nie je len bežné slovné spojenie. Skúste vystreliť len tak laxne z brokovnice alebo priložiť mikrofón ku reproduktoru. Uvidíte, čo sa bude diať. Rozhodne sa vám na základe týchto akcií niečo vráti späť. Otázkou je potom už len akú skúsenosť si z následkov odnesiete. Spätná väzba, ktorú dostávame alebo odovzdávame na základe našich činov a rozhodnutí je dôležitá v ďalších krokoch nadväzujúcich na všetky činnosti s tým spojené.
„Zle to robíš môj... skús inak“.
Rovnako je to aj v práci. Zamestnávatelia, manažéri, pracovné skupiny, ale aj jednotlivci si medzi sebou odovzdávajú spätnú väzbu. Keď ju vieme správne odovzdať, máme pocit, že činnosť nevykonávame bezcielne, monotónne, bez záujmu alebo kontroly a zároveň dostávame aj niečo naspäť, čo nás v činnosti povzbudí, motivuje alebo informuje o tom či ideme správnym smerom, alebo možno zastaví, pootočí a pošle nás smerom iným. Takisto chceme odovzdať naše pocity, emócie, nápady alebo len položiť otázky. Chceme aby nám niekto požičal mikrofón a povedal „stage is yours“.
Ako je to vo vzťahu firma vs. zamestnanec? V moderných organizáciách a spoločnostiach sa dnes dbá na pravidelný feedback zamestnancov. A teda zamestnanci a členovia tímu majú väčší priestor na vlastné hodnotenie smerom k firme alebo spoločnosti. Vlastne to nie je historicky žiadna novinka, len sme to nazvali moderne – Feedback, v nemčine “Rückmeldung”, v tradičnej čínštine „Fǎnkuì“. Rozdiel oproti histórii je však v kladení dôrazu na zistené skutočnosti. Spoločnostiam dnes záleží na vyhodnotení a zlepšovaní spätnej väzby svojich zamestnancov. Je to také malé vysvedčenie smerom k učiteľom.
One-on-one
1:1 stretnutie už v názvosloví hovorí o tom, že ide o stretnutie medzi dvoma… Dvoma ľuďmi väčšinou (GPT sa neráta). Jedná sa o stretnutie manažéra (kouča, mentora, poradcu...) napríklad s členom pracovného tímu. Podstatné je teda to, že sa jedná o rozhovor medzi štyrmi očami. 1:1 meeting poskytuje ideálnu príležitosť získať vedomosti o činnosti, názoroch a pocitoch konkrétneho človeka. Takýto meeting je aj dobrým nástrojom, ako uistiť člena tímu, že má svoju dôležitosť a že spoločnosti záleží na tom, aké skúsenosti v rámci práce nadobúda a tiež ako si predstavuje svoj vývoj v rámci kariérneho postupu, napredovania či vzdelávania.
„Také ako v aréne, len iné...“
My v Bluewebe máme tzv. 1:1 meetingy, ktoré prebiehajú medzi lídrami a členmi tímu. Snažíme sa, aby mali tieto stretnutia dostatočnú pravidelnosť a prebiehali v uvoľnenej atmosfére, často aj mimo pracoviska napríklad na dobrej káve alebo obede. Témou 1:1 býva najmä pracovný svet, ale do istej miery aj ten osobný, nakoľko sme presvedčení, že tieto dva svety sú úzko spojené. V práci totiž človek trávi objem času porovnateľný s tým súkromným, za predpokladu, že aj spí. Získaný feedback vyhodnotí daný tímlíder a ak sa vyskytnú témy na riešenie, vyrieši ich. Jednoduché – stačí počúvať a na základe toho relevantne konať. A stále platí, že najhodnotnejšie informácie sú tie z prvej ruky.
Takže čo sú to 1:1 meetingy?
1:1 meetingy sú pravidelné stretnutia medzi zamestnancom a jeho nadriadeným, ktoré sú zamerané na diskusiu o rôznych témach, ktoré sa týkajú práce a spolupráce. Tieto stretnutia by mali byť pravidelné, a to minimálne raz za mesiac. Ich hlavným cieľom je zabezpečiť, aby zamestnanci mali priestor na prediskutovanie svojich názorov, obáv a návrhov na zlepšenie.
Ako prebiehajú 1:1 meetingy?
1:1 meetingy sa zvyčajne začínajú tým, že sa stanoví téma, alebo ak to nie je nutné, priebeh je voľný. Potom nasleduje otvorená diskusia, ktorá sa môže týkať rôznych oblastí, ako napríklad výkonu zamestnanca, jeho plánov a cieľov, ale aj návrhov na zlepšenie procesov. Dôležité je, aby sa diskusia neobmedzovala len na prácu, ale aby zahrňovala aj oblasti, ktoré ovplyvňujú celkovú spokojnosť a motiváciu zamestnanca.
Prečo to firmy robia?
Firmy sa zameriavajú na 1:1 meetingy z viacerých dôvodov. Jedným z nich je zabezpečenie spokojnosti a motivácie zamestnancov. Keďže zamestnanci sú kľúčovými faktormi pre úspech firmy, ich spokojnosť a motivácia sú pre firmy dôležité. 1:1 meetingy pomáhajú zamestnancom cítiť sa vypočutými a zapojenými do rozhodovacieho procesu, čím sa zvyšuje ich angažovanosť a motivácia. Zároveň tieto stretnutia poskytujú priestor na diskusiu o výkone zamestnanca a návrhov na jeho zlepšenie, čím sa zvyšuje kvalita práce a výkonnosť celého tímu.
Zbieranie feedbacku
Okrem 1:1 meetingov je dôležité aj zbieranie feedbacku od zamestnancov. Môže sa týkať rôznych aspektov práce, ako sú výkon, komunikácia, pracovné podmienky alebo vedenie tímu.
„Tuto zaškrtnem jednotku, tu trojku, dačo pripíšem, nech sa páči...“
Načúvanie zamestnancom a zbieranie ich názorov je dôležitou súčasťou riadenia firmy. Zamestnanci sú schopní poskytnúť cenné informácie o tom, ako sa môže firma zlepšiť a ako zlepšiť pracovné podmienky. Preto je dôležité, aby firma mala procesy na zbieranie feedbacku, ktoré umožňujú zamestnancom povedať svoje názory a aby bola schopná tieto názory analyzovať a použiť ich na zlepšenie.
Pozitíva zbierania feedbacku a 1:1 meetingov
Zlepšenie spokojnosti a motivácie zamestnancov:
- keď zamestnanci majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, cítia sa vypočutí a zapojení do rozhodovacieho procesu, čím sa zvyšuje ich angažovanosť a motivácia
Zlepšenie výkonu a produktivity tímu:
- feedback od zamestnancov môže byť cenným nástrojom na zlepšenie výkonu a produktivity tímu. Keď zamestnanci majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, môžu sa zlepšiť pracovné procesy, čím sa zvyšuje efektívnosť a produktivita tímu
Zlepšenie komunikácie a spolupráce:
- feedback od zamestnancov môže tiež zlepšiť komunikáciu a spoluprácu v tíme. Keď zamestnanci majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, môžu sa zlepšiť komunikačné procesy a vzťahy medzi jednotlivými členmi tímu, čo môže mať pozitívny vplyv na celkovú atmosféru v tíme
Identifikácia problémov a príležitostí:
- feedback od zamestnancov môže tiež pomôcť identifikovať problémy a príležitosti v pracovných procesoch. Keď zamestnanci poskytnú spätnú väzbu, môže to pomôcť identifikovať slabé miesta a navrhnúť riešenia na zlepšenie
Negatíva zbierania feedbacku
Nepríjemné názory:
- niektorí zamestnanci môžu poskytnúť negatívny feedback, ktorý môže byť pre nadriadených nepríjemný alebo ťažko pochopiteľný. V takýchto prípadoch je dôležité zachovať profesionálny prístup a neriešiť feedback emocionálne
Nejasné názory:
- niektorí zamestnanci môžu byť nejasní v poskytovaní spätnej väzby alebo neposkytnúť dostatočné informácie, aby sa vytvoril jasný obraz o probléme alebo príležitosti. V takýchto prípadoch môže byť potrebné požiadať o ďalšie vysvetlenie alebo informácie
Neuskutočniteľné návrhy:
- zamestnanci tiež môžu poskytnúť nápady alebo návrhy, ktoré nie sú realizovateľné alebo ktoré sú príliš drahé. V takýchto prípadoch je dôležité vysvetliť zamestnancovi, prečo jeho návrh nie je možné realizovať a aké sú alternatívy
Neefektívne vyhodnotenie feedbacku:
- keď firma zbiera feedback, je dôležité vyhodnotiť a analyzovať ho, aby sa mohli prijať opatrenia na zlepšenie. Ak firma nevyhodnotí feedback správne, môže sa stať, že sa problémy nevyriešia a opatrenia nebudú dostatočne účinné
Retrospektívy pracovného týždňa v Bluewebe
„A tu vidíme v tabulečke dlhodobo pozitívny priemer, sme potešení...“
Všetci kolegovia z Bluewebu majú možnosť v pravidelných retrospektívach zdieľať svoje pôsobenie z predošlého obdobia, napr. týždňa, pomocou jednoduchej aplikácie môžu v bodoch heslovite zhodnotiť pozitívne alebo negatívne udalosti, čo ich potešilo alebo nepotešilo, koho chcú pochváliť alebo komu poďakovať a prečo. Na spoločnom pondelkovom obede v miestnosti, ktorú voláme „chillka“ má potom každý člen tímu priestor doplniť retrospektívu aj vlastnými slovami. Okrem toho je to celkovo aj jedna z príležitostí, keď sa vidí celý tím Blueweb po kope. Dáta z aplikácie sa vyhodnocujú každý kvartál. Sledujú sa priemerné hodnotenia, počty pochvál, najpozitívnejšie, ale aj tie menej pozitívne kľúčové slová a vzájomné interakcie v hodnoteniach, ktoré vychádzajú zo vzájomného označovania členov tímu.
Porady a meetingy
Štandardné stretnutia offline alebo online charakteru praktizujeme u nás v Bluewebe na dennej báze. Prevažne sa týkajú vopred danej agendy, pri priaznivom nastavení a produktívnom brainstormingu získavame často najhodnotnejší a najrelevantnejší feedback ku jednotlivým projektom, pracovným úlohám alebo mimopracovnému dianiu. Porady sa nesú zväčša v konštruktívnom a produktívnom duchu, podporené dobrou prípravou a nasledované uchopiteľným zápisom. Vždy je dobré sa stretnúť aj osobne.
Neformálne pokecy
Pri kávičke v chillke, na chodbe alebo pri “vaporizovaní” pred budovou sa dá tiež kadečo poriešiť. Pokecy medzi kolegami sú bežná činnosť, taký štandard. Ideálna pôda aj pre šírenie informácií z druhej ruky technikou babka babke... ale to k tomu patrí.
„Budeš v newsletteri tohto mesiaca, šak neboj...“
A čo je vlastne podstatou vyššie uvedeného? Feedback je len moderné slovíčko, ktoré pomenúva v dobrom slova zmysle vynútenú komunikačnú interakciu dvoch spolupracujúcich subjektov. Na konci dňa sa aj tak jedná, len o tak často skloňovanú „komunikáciu“, priame odovzdanie toho, čo máme na srdci. Akési úprimné zhodnotenie osobného statusu, pocitov a zároveň, očakávanie, že rovnaké sa dostaví späť. A hlavne – osobne.
