späť na články

Ako sme zefektívnili riadenie projektov pomocou Shape Up-u?

Ako sme zefektívnili riadenie projektov pomocou Shape Up-u?

Rýchle zhrnutie: Ani backlog, ani nástenka… nič z toho k práci nepotrebujeme. Zaviedli sme metodiku Shape Up a práca na projektoch sa zefektívnila. Čím to je? Dozviete sa v článku.


S metódou Shape Up prišla spoločnosť Basecamp. Táto metóda bola odpoveďou na potreby Basecampu pri vývoji softvérových produktov a popísali ju v knihe „Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters“. Túto knihu si väčšina z nás (bluewebákov) preštudovala a niektoré overené princípy sa nám podarilo aplikovať do našich procesov.

Ako v skratke funguje Shape Up?

Práca na projekte pomocou metódy Shape Up, tak ako ju popisuje kniha, pozostáva z troch fáz:

  • Shaping (Tvarovanie) – kde seniori definujú problém a jeho riešenie so správnou mierou detailnosti. V tejto fáze je potrebná istá miera abstrakcie. To znamená, že zadanie musí byť dostatočne konkrétne, aby tím vedel, čo má robiť, ale nie tak konkrétne, aby to tímu bránilo pri kreatívnych návrhoch riešenia.
  • Betting (Stávkovanie) – „tvarované“ projekty tím následne komunikuje vedeniu. Pri tejto fáze sú prítomní juniori a spoločne so seniormi rozhodujú o tom, ktoré projekty sú vhodné na realizáciu.
  • Realizácia – tím pracuje na projekte v stanovenom časovom cykle (najčastejšie šesť týždňov). Na konci šiestich týždňov je projekt dokončený.

To, v akom stave je projekt a jednotlivé úlohy sa v Shape Up-e sleduje pomocou hill-chartu.

Hill-chart predstavuje grafické znázornenie toho, v akom štádiu sa práca nachádza. Podľa teórie Shape Up-u je práca ako kopec – každá práca má dve fázy.

Najprv je fáza vzostupu, keď tím rozmýšľa, aký zvolí prístup a čo bude robiť. Tu je snaha zvážiť a konzultovať všetky riziká.

Akonáhle tím chápe rozsah práce, je tu fáza zostupu, kedy pracuje už na projekte, ktorý je jasný a je malá pravdepodobnosť, že sa naskytne neriešiteľný problém. Keď je úloha v tejto fáze, manažéri vedia, že je všetko v poriadku a že sa úloha dostane onedlho do fázy dokončenia (na koniec kopca).

Prečo nás Shape Up zaujal?

Táto metóda so sebou prináša súbor nástrojov a techník, ktoré môže IT firma aplikovať do svojho procesu riadenia projektov a pracovať tak rýchlejšie, efektívnejšie a hlavne dokončovať projekty a nezaoberať sa nepodstatnými úlohami (s malým užívateľským prínosom).

Preto by sa nad Shape Up-om mali zamyslieť najmä firmy, ktoré majú problém s plnými backlogmi a nedokončenými úlohami.

Shape Up vs. Scrum?

Osobne som si vyskúšala v minulosti prácu so Scrumom. Keď som prišla do Bluewebu, hneď po príchode som dostala do ruky knihu o metóde Shape Up, ktorú sme vo firme neskôr zaviedli.

Keďže sa mi naskytla príležitosť vyskúšať obe metódy, tu je moje porovnanie:

  • Shape Up narozdiel od Scrumu nepoužíva backlog (zoznam úloh pre vývojárov). Nakoľko považuje backlog za artefakt a úlohy z neho sa málokedy dostanú na realizáciu, keďže bývajú vytláčané novými, potrebnejšími úlohami. Podľa filozofie Shape Up-u backlog nie je potrebný, pretože dôležité veci sa na riešenie opäť vracajú. Bez nepodstatných pripomienok a úloh dokážu klienti prežiť a firma môže venovať čas tomu, čo má naozajstnú používateľskú hodnotu.
  • Shape Up funguje v cykloch šiestich týždňov. Nastavenie dĺžky cyklu môže byť individuálne v závislosti od veľkosti firmy a projektov. Podľa Scrumu sú šesť týždňové cykly (Sprinty) pridlhé. Avšak podľa filozofie Shape Up-u je to ideálna dĺžka na vytvorenie zmysluplného celku, ktorý má užívateľskú hodnotu.
  • Úlohy v Shape Up-e nemajú byť delené na úlohy pre frontend, backend či dizajnérov. Každá úloha musí predstavovať zmysluplný celok, kde spolu funguje frontend s backendom. Úlohy nie sú teda delené na frontendovú a backendovú časť, ale podľa toho, akú hodnotu predstavujú pre klienta.
  • Shape Up predstavuje väčšiu voľnosť v realizácii úloh. Tím vie, čo robiť a za aký čas má byť úloha dokončená. To, ako to spraví je však na tíme. Dôležité je dokončiť úlohu v termíne a nájsť spôsob ako sa to dá stihnúť a pritom priniesť používateľovi hodnotu, ktorú naozaj očakáva.

Ako sme zaviedli Shape Up u nás vo firme?

Začali sme postupne. Najskôr sme si overili úspešnosť na jednom projekte a následne sme pridávali ďalšie. Nepostupovali sme exaktne podľa knihy, ale vyberali sme si nástroje a metódy, ktoré sú aplikovateľné práve na náš typ projektov:

  • úlohy si definujeme spolu so seniormi na určitej úrovni konkrétnosti, aby v nich stále ostal priestor pre zapojenie kreativity pri realizácii.
  • na jednotlivé úlohy si definujeme časové úseky, v ktorých musia byť realizované. Na konci tohto úseku nám vznikne zakaždým funkčná časť, ktorá má samostatný význam pre klienta a je možné ju klientovi nasadiť.
  • úlohy si graficky sledujeme pomocou hill-chartu. Manažéri teda vedia bez toho, aby museli vyrušovať členov tímu od práce, v akom stave sú úlohy a projekt celkovo.

Čo nám táto metodika priniesla?

Firme táto metodika priniesla techniky a návody na lepšie a efektívnejšie plnenie úloh. Máme presný plán, ktorého sa držíme. Každý vie, čo má robiť, ako to robiť a dokedy má prácu dokončiť.

Úlohy si pred sebou nenesieme a nekopia sa nám, pretože, čo sa začne, to sa musí dokončiť.

Shape Up nám pomohol fokusovať sa na podstatné a používateľsky prínosné zadania. Úlohy typu nice-to-have sa riešia, keď sa na ne zvýši čas.

Najväčším prínosom tejto metódy je to, že firma prestáva strácať čas nad menej podstatnými zadaniami, ktoré urguje jeden až dvaja používatelia, ale zameriava sa na to, čo prináša skutočnú hodnotu a uspokojenie veľkej časti klientov.

Týmto spôsobom dokáže firma šetriť nie len čas, ale aj kapacity a musíme povedať že ani voľného času, ani voľných kapacít nikdy nie je dosť! Vždy sa dá zamerať energiu na niečo zmyslupné, čo dokáže firme a klientom priniesť skutočnú hodnotu. Preto sme sa prestali točiť v kruhoch a zameriavame sa na to, na čom skutočne záleží!

Peťa je projektová manažérka. Okrem práce na projektoch sa zaujíma aj o dizajn a marketing.



Páčil sa vám článok?
Zdieľajte.

Zaujala vás naša práca
a máte záujem o kvalitný e-shop?

Začnime spolu
nový projekt

Napíšte nám